有句俗話說，“這件事就像放牧小貓一樣”。人們用它來形容由于局面混亂，一個任務(wù)變得極其難以完成。隨著數(shù)據(jù)量與日俱增，企業(yè)的管理者正在尋找途徑改變現(xiàn)狀，簡化信息管理流程。這也就是說，他們要放牧“信息貓”。

解決的方案是打造企業(yè)信息管理流程，從而建立一個可持續(xù)的模型以跟上信息的變化。最重要的目標(biāo)是將每天收集到的大量信息轉(zhuǎn)化為一種戰(zhàn)略優(yōu)勢。為達到這一目標(biāo)，首席信息官需要一個戰(zhàn)術(shù)實施方案，盡早實現(xiàn)收益，并使這個方案成為企業(yè)總體信息戰(zhàn)略的一部分。

為達到這一目的，企業(yè)可以先來分析信息生命周期管理。生命周期管理針對四個方面：數(shù)據(jù)的使用、生成、存留和獲取。

數(shù)據(jù)使用：決定哪些數(shù)據(jù)是有用的，以及如何將之轉(zhuǎn)化為可用于決策的信息

如今，公司在決策的時候都能輕易獲得必要的信息。但信息太多反而常常使公司無法做出最佳決策。為使風(fēng)險降到最低，你需要在三種流程之間實施協(xié)作：業(yè)務(wù)流程管理、技術(shù)流程管理、企業(yè)信息流程管理。

業(yè)務(wù)流程管理：這個小組的代表了解公司的核心競爭力，能夠?qū)M織的需要做出最佳評估。他們直接負(fù)責(zé)實施治理審核委員會批準(zhǔn)的與業(yè)務(wù)相關(guān)的項目。

技術(shù)計劃管理：這個小組的代表通過給組織提供使之能夠有效完成工作的工具，而為業(yè)務(wù)提供支持。

企業(yè)信息管理計劃管理：作為治理小組的延伸，這個小組有三個主要職責(zé)：第一，他們要確定聯(lián)合工作組應(yīng)擁有哪些合適資源。這個工作組是臨時的，成員由企業(yè)信息管理團隊篩選并經(jīng)過治理審核委員會的批準(zhǔn)，以完成一個有時間限制、和項目有關(guān)的任務(wù)。理想情況下，這個團隊由6至8個人組成，他們分別來自上述的三個計劃組。第二，他們?yōu)闃I(yè)務(wù)和技術(shù)工作組成員的會議做準(zhǔn)備，并主持這些會議。這就需要能夠主持討論并同時影響業(yè)務(wù)和技術(shù)部門的人員。第三，他們要推薦和信息技術(shù)有關(guān)的具體項目，并將這些提議提交給治理審核委員會，為團隊確定具體的成果（比如，對目前狀況的評估、價值主張以及經(jīng)過優(yōu)先排序的報表和數(shù)據(jù)元素清單）。

這種協(xié)作方式有助于同時分析業(yè)務(wù)需求和相關(guān)技術(shù)支持所需的成本，從而讓治理審核委員會作出對公司最好的決策。借助這種方式，討論的結(jié)果就不再是“我什么都想要”，而是“為獲得那一點信息，不值得花費這么多”。主數(shù)據(jù)和其他參考數(shù)據(jù)通常都能提供很高的價值，但是也需要更多的維護成本。通過這種做法，公司可以更好地評估它正在使用的信息（各種報表等等）是否能夠滿足為公司創(chuàng)造價值的決策的需要。

數(shù)據(jù)產(chǎn)生：描述在公司內(nèi)部如何接收和產(chǎn)生數(shù)據(jù)

在第二階段，公司應(yīng)用有關(guān)優(yōu)先業(yè)務(wù)信息和相關(guān)技術(shù)成本的知識，并以數(shù)據(jù)產(chǎn)生的方式為著眼點應(yīng)用這種知識。

有一個格言說，“垃圾進，垃圾出”。信息管理專家用這句話告訴我們，不管你的系統(tǒng)建立得多么好，如果生成或者接收的信息很差，那么傳遞或者報告出去的信息也會很差。數(shù)據(jù)要么是通過接收外部信息源而產(chǎn)生，要么是通過數(shù)據(jù)輸入在公司內(nèi)部產(chǎn)生。

數(shù)據(jù)是從“上游”系統(tǒng)接收，然后向“下游”系統(tǒng)傳輸。通過追溯報表或者摘要中的數(shù)據(jù)元素的生成路徑，公司所有人都能明白數(shù)據(jù)是由外部供應(yīng)商、銷售伙伴生成的，還是由提供標(biāo)準(zhǔn)參考數(shù)據(jù)的其他機構(gòu)（比如提供地址信息的郵局）所生成的。

聯(lián)合工作組可以使用這種信息來制定或者修改處理數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)程序。公司從每種來源接收數(shù)據(jù)之后，再按照其重要性進行排序。工作組成員也能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的延遲期。延遲期指的是從數(shù)據(jù)產(chǎn)生到數(shù)據(jù)收到的時間，以及收到或者生成數(shù)據(jù)到到達顧客手中的時間。

有了這種認(rèn)識，公司就能夠更好地管理期望值，也能夠制定可以接受的服務(wù)水準(zhǔn)協(xié)議。它也會間接地影響信息資產(chǎn)的質(zhì)量。

許多公司都是使用標(biāo)準(zhǔn)體系（比如ERP、CRM和其他自己的系統(tǒng)）來創(chuàng)造他們自己的數(shù)據(jù)。公司常�？梢詮膬�(nèi)部生成的數(shù)據(jù)著手來提高他們的數(shù)據(jù)質(zhì)量，因為他們有更大的空間對內(nèi)部數(shù)據(jù)做出改變。數(shù)據(jù)輸入人員所接受的培訓(xùn)和他們的交流常常能在提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量方面發(fā)揮重大作用。

對業(yè)務(wù)工作組成員來說，第一步就是整合、記錄并清楚地了解業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)生成之間的關(guān)聯(lián)。他們需要能夠迅速地回答有關(guān)流程的問題（比如產(chǎn)品和客戶組成），并明白哪些數(shù)據(jù)對產(chǎn)生報表最重要（比如主數(shù)據(jù)和其他參考數(shù)據(jù)）。

就外部而言，他們需要理解與源數(shù)據(jù)伙伴之間的協(xié)議。工作組成員應(yīng)當(dāng)評估與每個關(guān)鍵信息源之間現(xiàn)有的和理想的合作架構(gòu)。就內(nèi)部而言，他們需要扎實地理解數(shù)據(jù)生成的條件，以及如何與數(shù)據(jù)結(jié)果或者報表用戶進行討論來獲得有關(guān)具體數(shù)據(jù)的反饋。

最重要的是，他們需要了解在業(yè)務(wù)部門里誰對最重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)負(fù)責(zé)。這個人將負(fù)責(zé)澄清概念并支持各種政策和程序，并在對相關(guān)維護資源進行的周期性績效評估中發(fā)揮重要影響。找到數(shù)據(jù)的主人常常很困難，但這促使公司對信息資產(chǎn)的管理建立一種更清楚的認(rèn)識。

技術(shù)工作組成員負(fù)責(zé)收集與內(nèi)外部的數(shù)據(jù)伙伴達成的相關(guān)協(xié)議。如果公司還沒有建立一個集中的資料庫或工具來存放這類的文件，這是首先要做的一件事。這么做是為了建立標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議的模板以便在獲得新的數(shù)據(jù)源的時候馬上可以使用，同時這些模板也能為數(shù)據(jù)源的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)。

項目管理工作組成員的職責(zé)首先是找到合適的資源，使這個階段的成效最大化。正確的資源組合將會包括自第一個聯(lián)合工作組的幾位成員和來自數(shù)據(jù)生成領(lǐng)域的一些新成員。這些人負(fù)責(zé)指導(dǎo)團隊獲得聯(lián)合會議所需的正確信息，提前準(zhǔn)備會議日程，確定團隊在會議之前和之后需要實現(xiàn)的具體成果。

這個階段的成果包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)字典、接觸點、培訓(xùn)和交流、質(zhì)量程序、提供支持的措施和程序。

數(shù)據(jù)存留：清楚理解數(shù)據(jù)資產(chǎn)的長期價值，從而確立數(shù)據(jù)的生命周期

第三個階段使公司能夠更好地設(shè)定并傳達期望值，以改善信息的質(zhì)量。在數(shù)據(jù)存留階段，企業(yè)定期對數(shù)據(jù)的價值進行評估并對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值進行重新排序，從而明確界定數(shù)據(jù)的生命周期。同時，也要建立相關(guān)的規(guī)定和指標(biāo)，以便能夠更好地確定信息數(shù)據(jù)的價值如何隨時間而變化。

在這個階段，儲存數(shù)據(jù)的直接成本最重要。對項目（比如磁盤空間、備份和恢復(fù)所需要的全職工作時間、災(zāi)難補救和業(yè)務(wù)連續(xù)性規(guī)劃）進行量化更容易些。這些項目和儲存公司的信息資產(chǎn)有關(guān)。

有關(guān)數(shù)據(jù)存留的討論常常會在業(yè)務(wù)和技術(shù)小組的內(nèi)部和中間造成分歧。他們的看法通常可以劃分為兩種：第一種觀點認(rèn)為公司應(yīng)當(dāng)盡可能久地保留一切信息，因為這些信息是有價值的。這些人認(rèn)為信息內(nèi)在的價值可能在目前還未能被完全認(rèn)識，而未來的科技進步可能讓組織更好地挖掘這些數(shù)據(jù)的價值。第二種觀點認(rèn)為，信息太多了并不好，因為它會降低維持運作效率所需的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。兩種觀點都有道理。在這個階段，公司關(guān)注的是數(shù)據(jù)存留戰(zhàn)略和要求。最重要的是理解企業(yè)決策所需的最低數(shù)據(jù)量，以及超過這個最低量之后的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值。

在前兩個階段里，團隊制作了按照重要性排序的信息資產(chǎn)目錄。使用這個目錄，他們就能夠開始敞開地討論哪些數(shù)據(jù)元素必須保留。他們可以分析其余信息資產(chǎn)的價值訴求，并基于預(yù)算和公司的其他限制實施必要的措施。

具體地說，業(yè)務(wù)工作組成員可以分析法律文件，和法律部門進行合作，以確定是否存在任何行業(yè)或公司限制（比如，會計信息應(yīng)當(dāng)保留七年、個人識別信息的處理標(biāo)準(zhǔn)等等。）

接下來，這些成員可以評估公司的需要并自行決定其他有關(guān)數(shù)據(jù)存留的要求。例如，一個營銷公司獲取了有關(guān)潛在客戶的大量信息，但可能只會保留那些按照公司自己確定的標(biāo)準(zhǔn)篩選出來的優(yōu)質(zhì)客戶的詳細信息。這些有價值的客戶的信息可能會被保留10年，而那些價值不高的顧客的數(shù)據(jù)可能6個月之后就被刪掉了。

業(yè)務(wù)工作組成員的作用是幫助組織找出什么是最合適的組合。最重要的是，他們應(yīng)當(dāng)對公司的首要目標(biāo)有一個清楚的了解，以便在聯(lián)合工作組開會時，他們能夠更好地基于公司的最佳利益進行磋商。

技術(shù)聯(lián)合工作組成員負(fù)責(zé)分析現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存留設(shè)施的成本，并為改進架構(gòu)建立一個成本模型。為了更清楚地了解數(shù)據(jù)存留成本的構(gòu)成要素，可能需要分析存放成本以及提供支持的系統(tǒng)和資源的成本。

企業(yè)信息管理代表負(fù)責(zé)尋找合適的資源組合來實現(xiàn)這個階段的目標(biāo)。最重要的是，這些成員負(fù)責(zé)制定清晰的目標(biāo)和期望值并把聯(lián)合工作組的提議提交給治理委員會。這個階段的具體成果可能包括信息存留模型、數(shù)據(jù)存留的價值訴求、數(shù)據(jù)元素的成本模型和建議項目清單。聯(lián)合工作組的所有成員都是具體成果的完成者。所以，每個成員必須撥出合適的時間審核并確保文件準(zhǔn)確地反映了團隊的成果。

在數(shù)據(jù)存留階段完成之后，通常會發(fā)生明顯的文化轉(zhuǎn)型，也就是在業(yè)務(wù)資源小組和技術(shù)資源小組之間會有更多的協(xié)作。這種文化轉(zhuǎn)型證明組織的信息管理能力正在成熟，這就為公司進入下一階段做好了準(zhǔn)備。下一階段是決定如何獲得信息資產(chǎn)。

數(shù)據(jù)獲�。壕唧w數(shù)據(jù)元素的頻率、延遲期和準(zhǔn)入要求

理解有關(guān)獲取信息的要求和限制能夠讓你確立標(biāo)準(zhǔn)操作程序（SOP）并設(shè)定用戶的期望值。這個階段所參考的企業(yè)信息管理主要附屬系統(tǒng)包括交流、數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性。獲取階段所涉及的是具體信息資產(chǎn)的頻率、延遲期和準(zhǔn)入要求以及清楚地掌握什么時候可以獲取數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)的成熟期。

•湯在這個階段，業(yè)務(wù)工作組成員負(fù)責(zé)：定義準(zhǔn)入要求（誰在什么時候需要什么數(shù)據(jù)）

•湯確定準(zhǔn)入模式和數(shù)據(jù)敏感性級別（誰能在什么時候獲取什么數(shù)據(jù)）

•湯對報表、摘要和其他用戶要求進行優(yōu)先排序

業(yè)務(wù)工作組成員需要做的第一件事是確定由那些業(yè)務(wù)人員來決定顧客可以獲取的信息資產(chǎn)，并將這些信息資產(chǎn)提供給顧客。這些數(shù)據(jù)所有者對數(shù)據(jù)負(fù)有最終的責(zé)任，在決定誰能獲得數(shù)據(jù)時發(fā)揮主要作用。

聯(lián)合工作組中的業(yè)務(wù)成員與數(shù)據(jù)擁有者和其他關(guān)鍵的利益相關(guān)者合作，確定用戶準(zhǔn)入模式，這個準(zhǔn)入模式將用于安全模式的開發(fā)。第二，工作組成員與數(shù)據(jù)擁有者合作，確定數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全級別。

安全級別可能只是簡單地分為公共和私密，但也可能像政府組織通常使用的那樣分為六個以上的級別。工作組成員負(fù)責(zé)正式劃分公司的標(biāo)準(zhǔn)分類層級以及相關(guān)的政策和程序。

除了標(biāo)準(zhǔn)分類，還需要有提供支持的政策和程序。之所以需要政策和程序，是為了確定如何對信息進行命名、分類、存儲、備份和淘汰。最后，這些工作組成員負(fù)責(zé)確定提供給顧客的信息并對其進行優(yōu)先排序。這包括與每位顧客一起審核或制訂標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平協(xié)議和界面控制文件，以及為了內(nèi)部決策的需要對報表和摘要進行優(yōu)先排序。

同時，技術(shù)工作組成員負(fù)責(zé)：

•湯評估數(shù)據(jù)來源和接收延遲期

•湯確定流程延遲期

•湯評估支持摘要和顧客報表的成本

•湯建立安全模式

技術(shù)團隊負(fù)責(zé)幫助建立有關(guān)延遲期的溝通渠道，最重要的是要建立安全準(zhǔn)入模式（SAM）。首先，需要發(fā)現(xiàn)對企業(yè)最重要的信息資產(chǎn)的各種延遲期。認(rèn)識流程延遲期并進行相關(guān)溝通，有助于確立對信息資產(chǎn)系統(tǒng)的期望值和所受限制。例如，如果一個源系統(tǒng)在每月的第一個工作日提供一整月的數(shù)據(jù)，那我們就可以認(rèn)為這些數(shù)據(jù)都是上個月的。

通常，每一個外部源系統(tǒng)也會受到質(zhì)量管控，而這個過程可能要花費數(shù)天。同一個源系統(tǒng)可能只提供兩個月前的數(shù)據(jù)。公司了解了這種延遲期，就能決定和顧客簽訂的服務(wù)水平協(xié)議是否能夠兌現(xiàn)或是否需要調(diào)整。

溝通極其重要，這有助于減少向技術(shù)團隊提交的申請，并緩解因報表中的信息出現(xiàn)不一致而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳的印象。技術(shù)團隊然后就能夠從內(nèi)部延遲期著手，建立流程來找到改進的方法。

技術(shù)工作組成員所需要的工作是安全準(zhǔn)入模型的評估和改動或開發(fā)。這種評估的廣度和深度取決于所獲取信息的類型、所需的安全層級和公司的資源瓶頸。

最后，企業(yè)信息管理工作組成員負(fù)責(zé)：

•湯找到理解終端用戶需求和延遲期限制的最佳人選

•湯確定會議日程和結(jié)果

•湯確定具體的項目成果

公司若要盡可能地降低其信息資產(chǎn)遭受不正當(dāng)泄露或使用的風(fēng)險，必備的關(guān)鍵系統(tǒng)之一就是SAM。這就需要由一個安全領(lǐng)域的專業(yè)人員來帶領(lǐng)團隊評估和降低企業(yè)信息資產(chǎn)安全風(fēng)險。在其他階段中，來自安全領(lǐng)域的代表或許可有可無，但在這個階段，團隊中必須要有來自安全領(lǐng)域的代表。如果安全團隊在某個階段沒有全職代表，項目管理小組就必須確保與安全小組召開合適的會議。

這個會議的目的是在把開發(fā)活動的規(guī)劃提交到治理委員會（這個委員會的決策團隊中包括一位負(fù)責(zé)安全的高管）之前，讓這個小組對之進行審核并參與到其中。安全人員越早參與到項目中，對公司就越好。

在這個階段，為了促成聯(lián)席工作組會議以及與業(yè)務(wù)所有人和核心安全人員舉行的重要的分組會議，項目管理成員發(fā)揮了關(guān)鍵作用。一個成功的項目有清晰界定的目標(biāo)。用于評估項目成功與否的指標(biāo)還包括顧客和員工對公司保證信息安全并能夠被及時獲取的能力有多少信心。

企業(yè)可以建立指標(biāo)，進行周期性審核，從而不斷地監(jiān)測和改善這個領(lǐng)域。一旦項目完成，公司就具備了很好的條件來完成最后一項工作。那就是確定合適的維護流程以支持信息系統(tǒng)。

原文經(jīng)許可摘自StephenBoschulte發(fā)表在CIOUpdate上的、由四個部分所組成的系列文章“TamingBIGData:TakingBackControl”。QuinStreet登記版權(quán)。蘇文譯。StephenBoschulte是資深信息管理戰(zhàn)略專家。他與20多家財富500強公司和小企業(yè)的合作經(jīng)驗超過14年。他是“實施企業(yè)信息管理計劃的實用指南”一書的作者。

本中文版由世界經(jīng)理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。